Autor: Renato Matavelli*

Fonte: Risk Report – São Paulo/SP – MERCADO – 21/05/2010

Uma das características mais marcantes deste novo cenário nacional é a substituição das atuais obrigações acessórias exigidas pelo Fisco, muitas ainda em papel. Porém, não se trata de um simples arquivo transmitido à Receita Federal, os quais também já existem atualmente.

A grande diferença reside no fato de cada obrigação digital ser assinada digitalmente pelos contribuintes. Para isso, um outro componente da nova era digital foi utilizado: a certificação digital, processo que garante a validade jurídica do formato digital das obrigações.

Com base nisso, nasceu o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), que atualmente já abrange os projetos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Escrituração Fiscal Digital (EFD), Escrituração Contábil Digital (ECD), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Controle Fiscal Contábil de Transição (FCont).

O leque de opções é muito amplo e para 2011 já existe a exigência do e-LALUR e em estudo a implementação da EFD – PIS/PASEP COFINS, folha de pagamento digital, livro de controle da produção e estoque e outros mais que fazem parte do leque de SPED.

Mas o uso da tecnologia não se baseia apenas na forma de composição e transmissão das informações para o Fisco. É muito mais do que isso, os aspectos de BI (Business Intelligence), por exemplo, podem ser agregados aos conceitos já utilizados pela Receita. Seria inocente pensarmos que esta gama enorme de informações estruturadas ficará sem uso, apenas engordando os bancos de dados do governo.

É certo que inicialmente, o Fisco está concentrado na massificação e operacionalização destes projetos, garantindo que as informações tenham ótima qualidade. Mas para um segundo momento, é certo que todos esses recursos disponíveis serão utilizados para análise, validação, cruzamento, auditoria e fiscalização dos contribuintes.

Pelo perfil do contribuinte, que ficou anos na vanguarda tecnológica, e que agora está em uma corrida para alcançar o Fisco, temos alguns aspectos relevantes: o que fazer para diminuir os riscos e se proteger de possíveis autuações? Quais as ferramentas que podem se contrapor ao avanço do Fisco? O que fazer para diminuir a desvantagem?

Apenas o uso da tecnologia não basta e não garante excelência por si só. É necessário olhar internamente, revisar os atuais processos e rotinas, que em muitos casos se iniciam em diferentes áreas da empresa.

Mas como refletem diretamente nas informações prestadas, é necessário o engajamento de diversos departamentos da companhia nesta empreitada, como contabilidade, departamento fiscal, jurídico, tecnologia da informação, ativo fixo, produção, compras, engenharia e entre outras, uma vez que cada um é responsável por parte das informações.

Após as revisões de processos e as demandas definidas e identificadas, entra a TI e todos os recursos presentes, como ferramentas e serviços especializados disponíveis para o atendimento e realização.

Uma destas ferramentas é o próprio BI (Business Intelligence), que em conjunto com a solução SPED, torna-se um diferencial para a extração de relatórios que garantem tomadas de decisões mais assertivas, denominando-se desta forma “BI-Fiscal”.

A base de dados da solução SPED tende a ser a mais íntegra e consistente, pois apresenta as informações que serão geradas, assinadas e transmitidas aos órgãos do governo, devendo estar livres de incoerências, inconsistências e erros de base.

E é na validação dos dados, antes do envio ou o seu uso interno pela corporação, que se encontra outra etapa muito importante do processo, pois a quantidade de informações geradas é imensa, o que complica pelo pouco tempo para entrega e ainda em meio às constantes alterações legais, aliadas ao curto prazo para implementá-las.

Por conta destas situações, que não tendem a se alterar, a absorção da tarefa pela organização torna-se árdua, optando-se na maioria das vezes por contratação de serviços e ferramentas especializadas, oferecidas através de “Software Houses”, consultorias e integradoras de sistemas.

Independente da solução adotada, é importante ressaltar que a validação dos dados, desde os cadastros básicos como CNPJ, CEP e inscrição estadual, até o cruzamento de informações de uma ou mais obrigação acessória, torna-se essencial para diminuir os riscos com as eventuais autuações “eletrônicas” geradas pela Receita Federal.

Neste momento torna-se difícil determinar a extensão destas autuações pela falta de ocorrências conhecidas no mercado, as empresas ainda não iniciaram esforços nestas etapas tão importantes do processo.

Esta situação foi vivenciada na época da implementação da IN 68 (posteriormente IN 86), e mostrou que somente após as primeiras notificações ocorridas que o processo se tornou mais conhecido e, ai sim, a grande parte das empresas iniciaram os esforços no sentido de regularizar esta obrigação de forma preventiva.

Considerando este passado não tão distante, pergunto: não seria o momento das companhias iniciarem os trabalhos preventivamente?

* Renato Matavelli é gerente de Legislação e Produtos da Sonda Procwork